Outil de relation et de ressource, observatoire actif de la marionnette et des arts associés sur le territoire, THEMAA assume une fonction représentative de la profession auprès des partenaires institutionnels.
THEMAA fédère plus de 400 adhérent·es :
- des marionnettistes, comédien·nes, scénographes, plasticien·nes, dramaturges, metteur·es en scène, administrateur·rices, chargé·es de diffusion… constitués en compagnies ou à titre individuel ;
- des structures de diffusion (théâtres et festivals) ;
- des structures patrimoniales (musées, bibliothèques);
- des établissements de formation ;
- des chercheur·ses
- des amateur·es de la marionnette…
Forte de son caractère fédératif, l’association soutient et valorise les actions entreprises sur le terrain par ses membres et s’engage sur des opérations collectives en direction de l’ensemble de la profession.
L’association fait l’objet d’une convention pluriannuelle d’objectifs avec le Ministère de la Culture (DGCA).
THEMAA remplit différentes missions :
- œuvrer pour le dialogue et la concertation interprofessionnelle,
- être un organisme permanent de liaison et d’information au service de la profession,
- promouvoir les arts de la marionnette par la mise en place d’opérations d’envergure nationale.
CONTENU DU POSTE
Travaillant en étroite collaboration avec la coordinatrice et le bureau de l’association, le∙la chargé·e d’administration et de projets s’occupera de l’administration globale et de la logistique de l’association et de ses projets en cours. Il∙elle assure le secrétariat administratif de l’association et participe au fonctionnement associatif de THEMAA. Enfin, il∙elle met en œuvre et suit certains projets.
MISSIONS
Placé·e sous l’autorité de la présidence et du bureau de l’association et encadré·e par la coordinatrice, le∙la chargé·e d’administration et de projets a pour missions :
1. La gestion administrative et financière de l’association
Le∙la chargé∙e d’administration et de projets a en charge les aspects administratifs, juridiques, budgétaires, comptables et sociaux de l’association.
• Relations avec le cabinet comptable, les services administratifs des administrations
et institutions de tutelle
• Relations avec la banque
• Clôture des comptes en fin d’exercice avec l’expert-comptable
• Gestion sociale (pré-paies, contrats de travail …)
• Rédaction des différents contrats et conventions
• Suivi et remboursement des notes de frais et défraiements
• Participation à l’élaboration des budgets prévisionnels et suivi des budgets réalisés
de l’association et des projets
• Recherche de subventions par projets et financements complémentaires
• Veille et suivi des subventions de fonctionnement et appels à projets
• Vente des éditions THEMAA
• Secrétariat divers (suivi du courrier, accueil téléphonique, compte-rendu de
réunions, logistique déplacements équipe…)
2. La charge de projets associatifs
Dans le cadre des activités de THEMAA, le∙la chargé·e d’administration et de projets est chargé∙e d’anticiper, d’organiser et de mettre en œuvre les aspects logistiques et techniques des projets.
• Établissement de rétro-plannings par projet
• Anticipation des besoins en transports, hébergements, restauration, matériel technique…
• Demandes de devis et négociation avec les prestataires et fournisseurs
• Participation à la coordination des membres de l’équipe, des membres du conseil d’administration, des prestataires et des partenaires pour le bon déroulement des projets
En collaboration avec la rédaction en chef et le secrétariat de rédaction de MANIP, le journal
de la marionnette, il∙elle a pour mission :
• Etablissement du planning des publications ;
• Suivi de toutes les étapes techniques du journal jusqu’au BAT
• Suivi technique et financier : nombre d’exemplaire, répartition routage / THEMAA, envoi des fichiers adresses, facturation, envoi d’exemplaire au contributeur.
• Assurer l’inventaire systématique et la gestion rigoureuse des droits d’auteurs et droits voisins concernant chaque contribution au journal et réunir les contrats signés
• Transmission d’un compte-rendu des réunions du comité éditorial aux membres du comité, au∙à la directeur∙rice de la publication et aux membres du conseil d’administration ;
• Coordonner les pages actualités et agenda, ainsi que la vente des encarts publicitaires.
3. Vie associative :
• Lien avec les adhérents : gestion des listings et base de données (file maker pro)
• Préparation des Assemblées générales (convocations, logistique, réception de pouvoirs…) et des séminaires du Conseil d’Administration (logistique)
• Suivi de projets dont le Portail des Arts de la Marionnette (PAM), et des relations ponctuelles avec l’UFISC.
4. Communication :
Sous la responsabilité de la coordinatrice, le∙la chargé∙e d’administration et de projets a pour mission :
• La mise à jour du site internet
• La relecture de la Newsletter et autres supports de communication
• Création ponctuelle de supports de communication
• Gestion de l’interface HelloAsso